© HR Square 206 – september 2021 –Square | Hilde Vereecken, Journalist HR Square

Voor de coronapandemie was er bij beveiligings- en veiligheidsbedrijf G4S enkel sprake van occasioneel telewerk. De eerste lockdown in maart 2020 bracht daar echter verandering in. De 250 medewerkers van de ondersteunende diensten waren verplicht thuis te werken. Het merendeel van de meer dan 5.000 werknemers werken op het terrein bij klanten. “Vanaf het begin – maart 2020 - hebben we de telewerk-populatie bevraagd naar hun ervaringen. Hoe ervaren ze de lockdown? Hebben ze de nodige technische middelen? Kunnen ze productief zijn? Hebben ze toegang tot het netwerk? Kunnen ze aan kennisdeling doen?

De eerste reacties waren positief. Medewerkers vonden dat ze thuis productief waren. Het telewerken beviel hun wel”, vertelt Evelien Vandersmissen, Recruitment & Development Manager bij G4S Belgium. Dit was ook het startschot voor een projectgroep met HR, ICT en een externe partner voor juridisch advies opgericht om een policy over structureel telewerk voor te bereiden. 

Data verzamelen

G4S dacht in de zomer van 2020 al na over het post-coronatijdperk. De projectgroep peilde bij de directie en het management welk potentieel ze zien in structureel telewerk. “Tegelijk was er een spiegelbevraging bij de medewerkers. Daaruit bleek dat de meningen van directie en medewerkers zeer gelijklopend waren. Al was het toen al duidelijk dat medewerkers en leidinggevenden toch nood aan ondersteuning hadden bij de nieuwe manier van werken. Daarom hebben we nog voor de implementatie van de policy over structureel telewerken workshops georganiseerd rond thema’s zoals bereikbaarheid, verbondenheid, leidinggeven op afstand, opvolging resultaten, kennisdeling en tools”, zegt Vandersmissen. 

De bevragingen dienden als input voor het beleid rond structureel telewerken. “Daarin staat onder meer welke taken of activiteiten in aanmerking komen voor thuiswerken en welke activiteiten bij voorkeur op kantoor gebeuren. Maar ook over welke technische middelen medewerkers kunnen beschikken tijdens het thuiswerken en de bereikbaarheid”, vertelt Vandersmissen. Ze merkt op dat medewerkers zelf kunnen kiezen of ze al dan niet telewerken.

De policy over structureel telewerk is vervolgens per afdeling vertaalt in een charter. “Daarin wordt per team afspraken gemaakt over de bereikbaarheid. Wanneer fysieke contactmomenten aangewezen zijn. Hoe het teamoverleg verloopt. Hoe de resultaten opgevolgd worden. Hoe er aan kennisdeling wordt gedaan en welke digitale tools wanneer gebruikt worden. Het voordeel hiervan is dat nieuwkomers snel hun weg vinden in het beleid rond telewerken”, zegt Vandersmissen. 

Ondersteuning

G4S heeft het afgelopen anderhalf jaar meer gedaan dan enkel haar medewerkers op geregelde tijdstippen te bevragen over hun welbevinden. Het lanceerde verschillende initiatieven om het fysiek en mentaal welbevinden van de medewerkers te ondersteunen. Zo investeerde G4S in een extern scherm, een draadloos klavier en muis voor alle thuiswerkende medewerkers. “Bijkomend bureaumateriaal konden medewerkers aan voordelige prijzen aankopen bij onze partners. We bieden eveneens virtuele workshops aan die medewerkers stimuleren meer te bewegen”, zegt Vandersmissen. 

Sinds het begin van de coronacrisis kunnen medewerkers en hun inwonende gezinsleden een beroep doen op een telefonische hulplijn. “Uit de dertigtal oproepen in 2020 bleek dat het verder ging dan bijvoorbeeld angstgevoelens omwille van corona. Ook HR-gerelateerde vragen werden er gesteld. Daarom zijn we sinds deze zomer overgeschakeld naar een meer uitgebreide hulplijn. Alle medewerkers kunnen dus een beroep doen op externe bijstand over alle mogelijke onderwerpen”, schetst Vandersmissen. 

Vitaliteit staat eveneens hoog op de agenda. Sinds 2019 beschikt de bewakings- en beveiligingsfirma over een uitgebreid vitaliteitsprogramma. “De coronacrisis heeft er wel voor gezorgd dat we nog meer aandacht hebben besteed aan vitaliteit. Concreet betekent dit dat we een intern platform hebben waar we medewerkers uitdagen meer te bewegen, bijvoorbeeld via fiets of loop ‘challenges’. Medewerkers kunnen er ook prijzen mee winnen. Maar ook advies en tips over voeding, slaap en geestelijke gezondheid is er terug te vinden. Met het G4S Stars – programma konden een veertigtal geselecteerde werknemers gedurende zes maand een coachingstraject volgen met als einddoel een triatlon. Ook dit jaar hebben we dit georganiseerd”, vertelt Vandersmissen.

Noodkreet

 “Aanvankelijk was iedereen zeer enthousiast over het thuiswerken. Uit onze laatste bevraging naar het welzijn van onze medewerkers kwamen er enkele noodkreten naar boven. Sommige misten hun collega’s en leidinggevende. Andere voelden zich geïsoleerd. Daarom hebben we tijd en ruimte vrijgemaakt binnen de werkuren om de connectiviteit te herstellen met het ‘Let’s stick together’ -programma. Een aantal uren per maand krijgen teams de tijd om niet-werkgerelateerde activiteiten te organiseren”, zegt Vandersmissen. Ze benadrukt het belang om bevraging van het welzijn niet anoniem te doen. “Alleen zo kan je snel op de bal spelen. Zo weet je ook beter waar wat leeft en kan je bijsturen zodat ook zij positief naar de toekomst kunnen kijken waar structureel telewerk een centrale rol speelt.” 

ESSENTIE

- Zowel het management als de medewerkers worden bevraagd en betrokken bij het uitschrijven van de richtlijnen rond telewerken.
- De coronapandemie heeft de aandacht voor het welbevinden van medewerkers nog versterkt.
- Het algemene beleid over telewerk wordt per afdeling vertaald in een charter.

STREAMER

Een aantal uren per maand krijgen teams de tijd om niet-werkgerelateerde activiteiten te organiseren.

 “De eerste reacties waren positief. Medewerkers vonden dat ze thuis productief waren. Het telewerken beviel hun wel.” Evelien Vandersmissen, Recruitment & Development Manager bij G4S Belgium